“そのデータ、レポートで取れません”を解決するカスタムレポートタイプ入門

Salesforceでレポートを作ろうとして、

• 作りたい組み合わせが、レポートタイプの選択肢に無い
• 欲しい項目が、項目一覧にどうしても出てこない
• 親（取引先）と子（商談・活動）をまとめて1枚で見たいのに、別々にしか出せない

——こんな壁にぶつかったこと、ないでしょうか。

「そのデータ、レポートでは取れないみたいです」——半ばあきらめて手作業でExcelに転記している、という話もよく聞きます。

ですがその多くは、Salesforceの制限でも不具合でもなく、「標準レポートタイプの範囲外」なだけです。

そして、それはカスタムレポートタイプを作れば解決できます。

この記事では、欲しいレポートが作れず「データが取れない」で止まっている管理者・営業企画・レポート担当の方に向けて、なぜそのデータが出ないのかと、カスタムレポートタイプの作り方を、実際に運用している営業レポートを例に、ステップで解説します。

作成でつまずきやすい「関連あり/なし」の落とし穴まで、運用支援の現場目線でお伝えします。

結論｜「取れない」のは標準レポートタイプの限界。カスタムで解決できる

先に結論をお伝えします。「欲しいデータがレポートに出ない」原因のほとんどは、次の1点に集約されます。

レポートは“レポートタイプ”という土台の上でしか作れず、標準の土台に無い組み合わせ・項目は、そもそも出せない。

裏を返せば、自分で土台（カスタムレポートタイプ）を作ってしまえば出せるということです。

作り方は、大きく次の3ステップだけです。

• Step1：設定からカスタムレポートタイプを新規作成する
• Step2：起点になる「主オブジェクト」を決め、リリース状況を設定する
• Step3：関連するオブジェクトを足し、「関連あり/なし」を選ぶ

このうちStep3の選択が最大の山場で、ここを間違えるとレポートからデータが消えます。

順番に見ていきます。

そもそもレポートタイプとは何か

作り方の前に、前提を短く整理します。

• レポートタイプ＝レポートの“土台”。どのオブジェクトの、どの項目を使えるかを決める枠のこと
• 標準レポートタイプ＝Salesforceが最初から用意している枠（「商談」「取引先と取引先責任者」など）
• カスタムレポートタイプ＝自分で作る枠。標準に無いオブジェクトの組み合わせや項目を扱える

「欲しいデータが出ない」のは、使いたいオブジェクトの組み合わせや項目が、その土台に含まれていないからです。

たとえば「取引先」「商談」「活動（アポや訪問の記録）」の3つを1枚のレポートでまとめて見たい、というケース。

レポート作成画面で活動カテゴリを開くと、「取引先が関連する活動」や「商談が関連する活動」といった“2つの組み合わせ”は標準で用意されています。

ですが、3つを一度に結ぶレポートタイプは存在しません。

ここで「じゃあ無理か」とあきらめず、カスタムレポートタイプで“3つを結ぶ土台”を自分で作ってしまう、というのがこの記事の本題です。

【事例】“レポートで取れません”だった現場で作ったレポート

実際にこの壁にぶつかった現場の話です。あるBtoB企業で、こんな要望がありました。

インサイドセールスがトスアップしたアポ（活動として記録）について、そのアポに紐づく商談が今どのフェーズにあるか、さらにその取引先はどんな企業なのかを、一元的に確認したい——。

使うのはセールスのマネージャーで、「インサイドセールスのトスアップから生まれた商談が、その後どうなっているか」を把握するのが目的でした。

ところが、標準レポートタイプでは取引先・商談・活動の3つを一括で確認できません。

活動のレポートは活動、商談のレポートは商談、と分かれてしまい、「このアポ → この商談 → この取引先」というつながりを1枚で追えなかったのです。

そこで作ったのが、取引先・商談・活動の3つを結んだカスタムレポートタイプでした。

以下では、このレポートタイプを例に、作り方を通しで見ていきます。

カスタムレポートタイプの作り方（3ステップ）

Step1｜設定から新規カスタムレポートタイプを作る

まず、設定の「レポートタイプ」画面を開き、右上の［新規カスタムレポートタイプ］をクリックします（設定の検索窓で「レポートタイプ」と打つと早いです）。

Step2｜主オブジェクトを決め、リリース状況を設定する

次に、レポートの“起点”になる主オブジェクトを決めます。

今回は取引先を起点に、商談・活動をぶら下げていくので、主オブジェクトは「取引先」にします。

あわせて表示ラベル（レポートタイプ名）・説明・カテゴリを入力します。

ここで見落としがちなのが、いちばん下の「可用性を設定 → 状況」です。初期は「開発中」になっていて、開発中のままだと「カスタムレポートタイプの管理」権限を持つ人（≒管理者）にしか見えません。

ほかのメンバーにも使ってもらうなら、「リリース済み」に切り替えるのを忘れないようにします。

「作ったのに、他の人のレポートタイプ一覧に出てこない」の多くは、これが原因です。

Step3｜関連オブジェクトを足し、「関連あり/なし」を選ぶ

主オブジェクトを決めたら、関連するオブジェクトを足していきます。

今回は 取引先（A）→ 商談（B）→ 活動（C）の順にぶら下げます。

このとき、オブジェクトを足すたびに2択のラジオボタンが出てきます。

ここがカスタムレポートタイプ最大の山場です。

次の章で、この2択を詳しく見ていきます。

最大の落とし穴｜「関連あり/なし」でデータが消える

関連オブジェクトを足すときの2択は、意味がまったく違います。

• 「各〇レコードには関連する△レコードが1つ以上必要です」 → 子（△）を持つレコードだけがレポートに出る（＝内部結合）
• 「〇レコードには関連する△レコードの有無は問いません」 → 子が無いレコードも出る（＝外部結合）

今回の例では、取引先→商談も、商談→活動も、どちらも「1つ以上必要です」を選んでいます。

作成後の画面を見ると、Salesforceがこの関係をベン図で示してくれます。

これは意図的な設計です。

今回は“活動（アポ）ベースで見たい”のが目的で、活動が紐づいていない商談は見る必要がありませんでした。

だから「1つ以上必要」で絞り込むのが正解です。

注意したいのは、逆のケースです。

もし「活動がまだ無い商談も含めて全部見たい」のに、うっかり「1つ以上必要です」を選ぶと、活動ゼロの商談がレポートから丸ごと消えます。

「レポートの件数が思ったより少ない」「あるはずのレコードが出ない」というトラブルの多くは、この選択ミスです。

見たいものに応じて、「絞りたいなら1つ以上必要」「漏らしたくないなら有無は問わない」と選び分けるのがコツです。

作ったのに“項目が出てこない”を解消する

レポートタイプができたら、最後に項目レイアウトを確認します。

ここが、レポートに出せる項目を管理する場所です。

今回の例では、3つのオブジェクトの項目が最初から想定どおり並んでいて、特につまずきはありませんでした。

ただ、「レポートで欲しい項目が選択肢に出てこない」ときは、たいていここに追加されていないのが原因です。

その場合はレイアウトを編集し、関連先の項目なら画面下の「参照先から追加」で足せます。

「レポートタイプは合っているのに項目が出ない」と感じたら、まずこのレイアウトを見に来てください。

実際に作ってみた｜3オブジェクトのデータが1枚に出る

作ったカスタムレポートタイプでレポートを組むと、これまで別々にしか見られなかったデータが1枚にまとまります。

このレポートによって、現場は次のように変わりました。

• Before：トスアップしたアポの“その後”（商談状況）を一元的に確認できず、活動と商談を別々に見比べるしかなかった
• After：アポ・商談・取引先を1枚で追えるようになり、「どのインサイドセールスから出た商談がフェーズアップしやすいか」まで見えるようになった

「取れません」だったデータが取れるようになると、見える景色が変わります。

作った後の運用｜属人化させないために

最後に、運用面をひとつ。カスタムレポートタイプは便利なぶん、無計画に増やすと「誰が・何のために作ったのか分からない」ものが溜まっていきます。

表示ラベルの命名ルールを決める、説明欄に用途を書く、カテゴリで整理する、定期的に棚卸しする——この程度の軽い運用で、“レポートタイプの迷子”を防げます。

「作って終わりにせず、回る状態にしておく」という考え方は、Salesforce運用全般に共通します（参考：Salesforceの“ひとり管理者”が消耗しない運用設計｜兼任でも回す5つの型）。

作ったレポートをダッシュボードで見せる場合の整え方は、こちらも参考になります（Salesforceのダッシュボード表示が急におかしくなる原因No.1）。

まとめ

「そのデータ、レポートで取れません」の多くは、標準レポートタイプの限界が原因で、カスタムレポートタイプを作れば解決できます。

要点は次のとおりです。

• レポートタイプ＝土台。標準に無い組み合わせ・項目は、そのままでは出せない
• 作り方は3ステップ（新規作成 → 主オブジェクト＋リリース状況 → 関連オブジェクトを足す）
• 最大の落とし穴は「関連あり/なし」の選択。絞るなら「1つ以上必要」、漏らさないなら「有無は問わない」
• 項目が出ないときは、項目レイアウトを見る（関連先の項目は「参照先から追加」）

よほど複雑でない限り、カスタムレポートタイプを駆使すれば見たいものは見られます。

ハードルが高そうに思えるけれど、思ったより難しくないので、まずは1つ、作ってみるところから始めてみてください。